哈尔滨工业大学国际合作部

出(国)境手续办理PROCEDURES

哈尔滨工业大学教职工因公出国手续办理流程

重要提示：下载填写《教职工出国(境)人员管理申请表》（在国际合作部主页---出国(境)手续办理），与下面<因公出国(境)管理系统>提交线上审批申请。涉密人员另需填表。）。

1.为保证申请人顺利办理手续，请至少提前 1个半月提出申请（赴俄罗斯、美国请至少提前 3个月申请）。? ? ? ? ?
2.出国(出境)三个月（含）以上者，请到人事处办理相关手续。

STEP1
线上申请
在线详细填写《哈尔滨工业大学教师公派出国（境）申请表》（此表仅适用于因公出国（出境）时间不超过90天的教职工）；登陆国际合作部网站 iaa.hit.edu.cn/Userlogin
STEP2
校内审批
国际合作部出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》；副校长级以上领导由工信部出具。
STEP3
政审
国际合作处出具政审批件
STEP4
办理护照、港澳通行证
A、办理因公护照（约需10个工作日）
1 政审批件（国际合作部出具）
2《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》原件及复印件（国际合作部出具）
3 申请人提交以下材料：
a. 身份证正面扫描件（JPEG格式1:1扫描）电子版户口本本人页扫描件（“民族”、“出生地”信息清晰，JPEG格式1:1扫描）
b. 检测合格的数字照片编码回执（照相时要提醒照相馆是因公护照的照片）
照相地点：
? ? ? ? ?? ? ? ?①哈尔滨市南岗区春天摄影美术工作室（电话预约，上门服务，一、二区均可）
? ? ? ? ?? ? ? ?地址：哈尔滨市南岗区黄河路73号工大二区5公寓132室，电话：15804623965
? ?? ? ? ? ? ? ?②哈尔滨市宏德出国证照服务中心（周一至周六全天，周日上午9:00—11:30）
? ? ?? ? ? ? ? ?哈尔滨市香坊区菅草街59号，香坊区民生大厦，香坊区出入境大厅旁（锅炉厂对面，锅炉头道 ? 街往里走600米）13069862738
? ? ?? ? ? ? ? ?③便民照相服务（红军街奥维斯商场正后侧，周一至周五全天，周六、日上午9:00—12:00，下午13:00—17:00）
? ? ? ? ? ? ? ?哈尔滨市南岗区国民街19-1号 ?联系电话：87585696
4. 申请人带本人身份证到新建化学楼一楼行政服务大厅3号或4号窗口录取指纹信息并签名。
注：上述材料由国际交流合作部报送工业和信息化部，并转报外交部办理。
5. 办理因公护照大约需要10个工作日，护照办好后，办件的老师第一时间通知护照申请人。
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STEP5
签证申请 （约20个工作日，美国需2个月以上，具体所需时间视国别而定） ? ? ? ? ?

1、提交材料
(1)半年以上有效期的公务普通护照，（注意：1护照上应有中文签名；2有效期按照任务执行完成，回国时间算起）；
(2)批件复印件2份（双面复印，国际合作处提供）；
(3)目的国签证所需材料
注：根据需要填写各国签证申请表；“入境天数”与批件批准天数保持一致

2、签证申请
材料报送工业和信息化部，经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。
注：美国签证申请根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序，周期较长，应尽可能提早办理。美国签证面谈的预约周期二周到二个月不等；背景调查时间一个月左右，时间长短受美国驻华大使馆受理签证申请数量及申请人的专业背景影响。

3、领取签证
本人或代取人需携带本人身份证（如张三代李四领取签证，张三需携带张三自己的身份证前往领取即可）、签证费用（现金）及校方开具的填写完整的签证领取单领取
注：如找人代领，需携带机票或电子客票行程单及代领人的身份证复印件
地址：工业和信息化部综合办公楼C125室（西长安街13号，西单图书大厦、民航大厦东边“工业和信息化部大院内），到部传达室打电话。
联系人：胡老师
电话： 010-68206098
STEP6
出国执行任务
出境前请仔细阅读：
《出国境特别提醒》
STEP7
归还护照、提交总结（回国7日内）
1、公务普通护照（或港澳台通行证）归国之日起七天内交由国际合作部保管；校领导公务普通护照（或港澳台通行证）、公务护照经国际合作部交由工信部保管；
注：请务必自行留存护照（通行证）照片页、签证（签注）页和出入境记录页复印件或扫描件，以便以后办理出访使用，国际交流合作处不负责查询相关记录。
2、在国际合作部出入境管理系统提交出访总结，并到新建化学楼一楼师生服务大厅3号或4号窗口“办理出国（境）手续证明”，财务处报销用。
注：出国（境）手续证明到外事服务中心打印并盖章
STEP8
报销
按财务处和有关规定，去财务处报销。
注：没有“出国（赴港澳）任务批件”以及未持因公护照（通行证）出访的，一律不予报销。